我并没有要求成为个人效率专家，但不知怎的，我的同事们一直主动要求我担任这个角色——最近一次是为伊莎贝尔·贝里克(Isabel Berwick)工作，在录音中我脸红了，总觉得自己像个骗子。
这在一定程度上是因为管理好自己的时间是极其复杂的。一个人在任何特定的时刻都可能做很多事情，有很多变数——你在哪里，你有多少精力，你是否被打断了——整个练习就像一场五维国际象棋，即使是最熟练、经验最丰富的棋手也经常被一个意想不到的举动弄糊涂。
有很多好的策略看起来很明显，提起它们我都觉得不好意思:把任务写下来，停止看TikTok，为最重要的事情腾出时间。这一切都很真实，但与故事的全部相去甚远。
所以，我想知道，有哪些秘密的原则，更深层的真理，被低估的想法，可以帮助我们在更短的时间内，用更少的焦虑做更多的事情?我有三点建议。它们都不是异端邪说，但似乎都没有得到应有的重视。
首先，向前看。展望未来，要比看起来更频繁、更深思熟虑。在每天结束的时候，在你列出要做的事情之前，先看看明天的日历。周五下午，看看下周的日历——以及下一周的日历。关键在哪里?你需要为会议、聚会或结婚纪念日做些什么准备吗?
《把事情做完》一书的作者大卫·艾伦建议，你要不断向前看，直到任务不再像你做的那样突然出现在你的脑海里。你可能会惊讶地发现，在写日记的过程中，你发生了多少事情。
《数字极简主义》(Digital Minimalism)一书的作者卡尔·纽波特(Cal Newport)提倡制定一个季度计划，其中包括你希望在未来三个月内实现的目标的大致轮廓，并每周提醒自己。
艾伦还建议做一个完整的“每周回顾”，不仅包括之前的日记，也包括之后的日记，以及在便利贴上的任务、项目和各种涂鸦。这种每周回顾可以说是他整个体系的基石。这也是人们最容易跳过的一步。
考虑到所有显而易见的原因，向前看很重要，但也有一个隐藏的好处。当你知道——而不仅仅是希望——你知道前方会发生什么时，你会感到平静。如果你养成了检查日历和任务清单的习惯，你就更有可能相信他们。这可以让你把事情写下来，然后放松，知道你会在适当的时候想起它们。
第二,澄清。有太多的事情停留在收件箱或桌子上，因为我们没有花时间去思考它们是什么。这个需要存档以供参考吗?(通常不是。)是否需要简单地删除它?(经常是这样。)是否需要一个简单的一次性动作?(如果是，也许马上就去做。)还是有更复杂的暗示?(如果是这样，花一分钟想想可能涉及的步骤，并把它们写下来。)
令人惊讶的是，仅仅因为我们不愿迅速理清思路，就会积累多少工作、混乱或模糊的焦虑。
这真的重要吗?是的。我惊讶地发现，不仅我尊敬的同事皮利塔·克拉克(Pilita Clark)有超过10万封未读邮件，她的朋友和同事也有30万至40万封未读邮件。我问自己，这是怎么发生的?
然后我意识到了答案。如果你一直看着收到的邮件，想着“嗯，我不知道该怎么做”，你最终会收到40万封。这仅仅是40万次个人失败的累积结果。正如克拉克所展示的那样，有了这样的收件箱，你完全有可能茁壮成长，但就我个人而言，我宁愿不要。
第三，要知足。有一种无尽的诱惑会让你相信，在某个阶段，你会掌握所有的任务，你会扫清障碍，然后在那个时候，你要么可以继续真正的工作，要么可以休息。这些目标都是海市蜃楼。你永远也清理不了甲板;总会有更多的东西需要擦洗和整理。让我们不要自愿扮演西西弗斯的角色:“是的，我会预订一个假期，开始写小说，但首先让我再把那块巨石滚上山去一次。”
我们每个人都必须在分配给我们的时间内(无论是8小时工作日还是80年的生命)做我们能做的事情，并意识到也许我们不能再做更多了。
大卫·艾伦曾指出，如果你能奇迹般地在今晚完成待办事项清单上的所有事项，那么到明天下午，你就会充满活力和创意。待办事项列表直到你完成才算完成。学会平和地面对这个事实。
或者，奥利弗·伯克曼(Oliver Burkeman)借用阿根廷作家豪尔赫·路易斯·博尔赫斯(Jorge Luis Borges)的一句话，用更哲学的方式表达了同样的观点:“时间是构成我的物质。”时间是一条河，它把我卷着走，而我就是那条河。”
在这种情况下，伯克曼在他那本充满智慧的书《四千个星期》中说，不要再渴望抓住河岸上的一个把手，从河中爬出来，看着河水流淌而过，放松下来。你是河流。不要把旅途浪费在梦想河岸上。
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